FAQ

Wer ist OutSmart?

OutSmart ist ein modernes SaaS-Unternehmen, das eine digitale Lösung für den Außendienst gefunden hat.

Was ist Outsmart?

Outsmart ist ein komplettes Field Service Management Tool, auch bekannt als Ihre digitaler Werkzeugkasten.

Was erhalte ich, durch den Erwerb einer Büro- oder Außendienstlizenz?

Mit einer Lizenz erhalten Sie Zugang zu Ihrem eigenen Unternehmensportal unter www.workorderapp.de. Es gibt keine Einschränkungen. Auf diesem Portal können Sie:

  • Firmendaten hinzufügen
  • Laden Sie Ihr Logo hoch, das auch in der App für Ihre Firmenidentität sichtbar ist.
  • Legen Sie fest, was auf dem PDF und in Ihren eigenen Firmenfarben und Ihrem Logo angezeigt werden soll.
  • Beziehungen zentral verwalten, diese werden an alle Tablets / Smartphones gesendet.
  • Materialien, die an alle Tabletts / Smartphones gesendet werden, zentral zu verwalten
  • Erstellen von Arbeitsaufträgen und Vorbereitung für bestimmte Tablets / Smartphones
  • Mit der grafischen Plantafel sehen Sie auf einen Blick die Belegung der Mitarbeiter.
    Verknüpfen Sie unsere Plantafel mit der Agenda Ihrer Mitarbeiter
  • Arbeitsaufträge werden zentral entgegengenommen und können hier verwaltet werden.
  • Arbeitsaufträge an Subunternehmer mit eigenem Work-BonApp-Konto senden
  • Erstellen Sie ein PDF (mit Logo und Unterschrift) direkt aus einem Arbeitsauftrag.
  • Routeninformationen zur App
  • Arbeitsaufträge in der App zwischenspeichern
  • Dashboard in App mit Tages- und Wochenplanung
  • Start- und Stopptasten zur automatischen Stundenverfolgung
Beim Versuch, einen Arbeitsauftrag auf ein Tablet zu senden erscheint die Fehlermeldung "Es gab ein Problem mit der Synchronisation, versuchen Sie es später noch einmal". Was kann ich tun?

Das Problem tritt auf, wenn der spezifische Arbeitsauftrag ein seltsames Zeichen im Text enthält, das unser Server nicht versteht. Wir prüfen den Auftrag vorab, um sicherzustellen, dass die Aufträge korrekt auf unserem Server ankommen. Bitte überprüfen Sie in diesem Fall den Arbeitsauftrag (Stellenbeschreibung, Beschreibung neben jeder Zeitleiste, Materialbeschreibung) auf eventuelle Fremdzeichen. Wenn z.B. ein % oder ‚ oder ‚ oder $ oder Euro-Zeichen enthalten ist, löschen Sie es bitte und speichern Sie es erneut. Klicken Sie dann erneut auf Senden und es wird gut gehen.

Nach dem letzten iOS-Update vom 11. Dezember sahen wir auch Fälle, in denen diese Nachricht gesendet wurde, als der Auftrag gesendet wurde. Dieses Problem kann leicht gelöst werden. Im Backoffice muss das Gerät unter der Rubrik „Mitarbeiter“ abgeschaltet werden. Das Gerät muss dann in der App erneut gekoppelt werden.
Die vorbereiteten Arbeitsaufträge müssen dann wieder mit dem richtigen Mitarbeiter im Backoffice verknüpft werden. Wenn auch die erledigten Arbeitsaufträge wieder mit dem richtigen Mitarbeiter verknüpft werden müssen, können Sie dies bei der Supportabteilung anfordern.

Nach dem letzten Update funktioniert das App auf dem Tablet nicht mehr.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass die Aktualisierung auf dem iPad nicht erfolgreich ist. Die einzige Lösung besteht darin, die App sauber zu installieren und mit Ihrem Web-Account zu verbinden, so dass alle Einstellungen automatisch wieder übernommen werden. Folgen Sie diesen Schritten:

1) Entfernen Sie die App vom iPad (klicken Sie für einige Sekunden auf die App, bis sie wackelt, dann können Sie sie entfernen).
2) Installieren Sie die App aus dem App Store neu (Suche nach’work order‘)
3) Greifen Sie auf das Web-Konto zu und entsperren Sie die Lizenz (gehen Sie zur Registerkarte „Angemeldete Clients“).
4) Klicken Sie in der App in den Web-Account-Einstellungen auf’Verbinden‘.

Jetzt funktioniert wieder alles optimal. Sie haben alle möglichen neuen Funktionen:

– diese Version wurde vollständig iOS9-kompatibel gemacht.
– Vorschau der Gutscheine in der Übersicht
– bessere Filtercoupons in der Übersicht
– Fehler mit Gesamtstunden mit mehreren Zeilen behoben
– Barcode-Scanner zum Scannen von Materialien hinzugefügt
– Erleichterte Eingabe von Stunden.
– kleine Fehlerbehebungen
– Web-Portal hat jetzt einen Duplikat-Button für die Wiederverwendung von Aufträge
– grafische Verwaltungsinformationen auf dem Webportal

Was kann ich mit den nächsten Updates an neuen Funktionen erwarten?

Wir arbeiten mit allen möglichen neuen Funktionen, um Ihnen noch besser zu helfen. Wir erwarten, dass die neue iPhone App, die die gleiche ist wie die iPad App, am 1. Januar 2017 veröffentlicht wird. Darüber hinaus arbeiten wir an den folgenden neuen Funktionalitäten für alle Apps:

  • Pausenzeit leicht auszufüllen
  • Chat-Funktion in der App
  • Erstellen Sie Ihre eigenen Arbeitsauftragsnummern
Ich sehe keine Arbeitsaufträge und Geschäftspartner mehr auf meinem Webkonto. Wie kann das geschehen?

Wahrscheinlich verwenden Sie den Internet Explorer Version 11 als Browser. Es werden nicht alle Funktionalitäten unterstützt, was zu Problemen führen kann. Wir empfehlen, die wordkorderapp.de in Google Chrome, Safari, Firefox oder Opera zu öffnen. Hier funktioniert alles optimal.

Wie funktioniert OutSmart?

OutSmart besteht aus einer Web-Seite, die von den Mitarbeitern im Büro und der App auf dem mobilen Gerät verwendet wird.

Die Mitarbeiter, die mit der Web-Seite arbeiten, können verschiedene Einstellungen an der Corporate Identity des Unternehmens machen. Und was vielleicht am wichtigsten ist, hier ist es möglich Arbeitsaufträge für den Außendienst zu erstellen und zu planen.

Für den Außendienst haben wir eine App für iOS und Android entwickelt. Geplante Arbeitsaufträge im Büro können in der App leicht abgerufen werden. Nun hat der Außendienstmitarbeiter den Arbeitsauftrag auf seinem mobilen Gerät. In der App kann er/sie alle möglichen Informationen über die geleistete Arbeit angeben. Arbeitszeiten werden sofort an das Büro geschickt und auf diese Weise kann die Rechnungsstellung sofort beginnen.

Gibt es die Möglichkeit, erst mal zu testen?

Ja, Sie können OutSmart einen ganzen Monat lang kostenlos testen. Während dieses Monats können Sie mit der Art des Programms testen, die für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Es ist auch möglich, eine Online-Demo zu planen. Dies ist ein 20-minütiges Gespräch, in dem Sie Fragen stellen können, die für Sie relevant sein könnten. Wir empfehlen Ihnen, zuerst einen Blick auf die Seite zu werfen, um zu sehen ob Ihre Frage sich in der Antworten befindet. Sie können auch unseren YouTube-Kanal und auch die Redaktion von OutSmart besuchen, wo wir viele nützliche Tutorials und komplette Web-Seminare veröffentlichen. Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Frage in diesen Tutorials befindet.

Was passiert nach dem kostenlosen Testmonat?

Wenn Sie sich entscheiden den nächsten Monat fortzufahren, handelt es sich um ein kostenpflichtiges Abonnement. Es besteht die Möglichkeit, dieses Abonnement monatlich oder jährlich zu bezahlen. 

Warum sehe ich keine Arbeitsaufträge und Beziehungen im Büro?

Es kann daran liegen, dass es durch den Internetbrowser verursacht wird. Bei Internet Explorer Version 11 kann es vorkommen, dass die Funktionen nicht unterstützt werden. Wir empfehlen die Umstellung auf Google Chrome.

Kann ich Arbeitsaufträge für die Zukunft vorbereiten?

Ja, das ist nur eine großartigen Funktionen von vielen bei OutSmart. Es ist möglich, so weit im Voraus zu planen wie Sie es wünschen. Alle diese Belege sind entweder in unserer Listenansicht oder auf der Plantafel plus übersichtlich dargestellt. Sie können jeden Auftrag einem Außendienstmitarbeiter zuordnen. Darüber hinaus können Sie diesen Auftrag bereits weitgehend mit der Projektnummer, der Art der Arbeit und den geplanten Arbeiten und benötigten Materialien füllen. Im Büro gibt es eine Einstellung, mit der Sie festlegen können, wie viele Tage im Voraus Arbeitsaufträge in der App abgerufen werden können.

Wie kann ich neue Arten von Arbeiten erstellen?

Hierfür wurde unter Einstellungen -> Diverse eine eigene Rubrik angelegt.

Wie viel kostet eine Integration mit OutSmart?

Dies ist für jede Integration unterschiedlich. Erfolgt die Integration durch einen Vertragspartner, berechnen wir keine Kosten. Wenn die Integration von uns entwickelt wird, berechnen wir Gebühren.

Ist das Buchhaltungssystem führend bei einer Integration?

Ja, wenn Daten zurückgegeben werden, müssen sie mehrmals überprüft werden. Entsprechen diese nicht den Voraussetzungen, werden die Daten nicht verarbeitet

Kann ich mein eigenes CRM / ERP-Paket mit OutSmart integrieren?

Ja, das ist ein der großer Vorteil bei OutSmart. Wir haben eine offene API, was bedeutet, dass unser System mit jedem anderen Softwarepaket integriert werden kann, das die gleichen Funktionen bietet.

Was kann ich mit einer Schnittstelle machen?

Mit einer Integration  ist es möglich, bestimmte Daten einfach und automatisch zwischen dritt Systemen auszutauschen. So ist es beispielsweise möglich, Arbeitsaufträge aus dem unternehmenseigenen CRM / ERP heraus vorzubereiten, Materialien und Beziehungen zu synchronisieren und erledigte Arbeitsaufträge als Projektrechnung zu erhalten. Dies wird den Abrechnungsprozess gegenüber Ihrem Kunden erheblich beschleunigen. Unser System kann in eine Vielzahl von CRM / ERP-Paketen integriert werden. Welche das sind, erfahren Sie hier. Ist Ihre nicht dabei? Fragen Sie unsere Kundenhilfe nach den Möglichkeiten.

Welche Lizenz brauche ich?

Wir verstehen, dass jedes Unternehmen anders ist und daher unterschiedliche Bedürfnisse hat. Dies bis ins kleinste Detail zu gestalten, wären äußerst schwierig. Um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, stehen uns drei verschiedene Lizenzen zur Verfügung: Basic, Team und Pro.

Gibt es eine Mindestanzahl von Lizenzen, die ich kaufen muss?

Wenn Sie mit OutSmart beginnen, müssen Sie mindestens zwei Lizenzen erwerben. Eine für das Büro-Konto und eine für das Konto auf dem mobilen Gerät.

Wenn Sie bereits Kunde sind und zusätzliche Lizenzen erwerben möchten, können Sie dies über den Lizenzmanager machen. Bitte beachten Sie, dass für jedes einzelne mobile Gerät, das Sie mit dem Unternehmensportal verlinken, eine neue Lizenz erworben werden muss. Gepaarte Geräte finden Sie unter dem Reiter ‘Verbundene Geräte’.

Kann ich während eines laufenden Vertrages auf eine andere Version upgraden?

Ja, das können Sie. Aber denken Sie an die Zahlungsform. Wenn Sie bereits jährlich bezahlen, wird Ihnen ein einmaliger Zuschlag berechnet. Wenn Sie unsere Lizenzen monatlich erwerben, müssen Sie die Differenz nächsten Monat bezahlen. Wenn Sie Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns bitte über die       E-Mail an hilfe@out-smart.com

Ist es möglich, eine Mischung aus den verschiedenen Lizenzen zu bilden?

Nein, das ist leider nicht möglich. Die Art der Lizenz basiert auf dem Büro-Konto. Es ist daher nicht möglich, im Büro meine Pro-Lizenz zu besitzen und auf den mobilen Gräten die Basic-Lizenz zu haben.

Wie installiere ich die App auf meinem mobilen Gerät?

Die App kann sowohl im Apple App Store als auch im Google Play Store heruntergeladen werden, da es die App sowohl auf iOS als auch auf Android gibt. Gehen Sie zu dem für Sie zutreffenden Shop und suchen Sie nach OutSmart, dann klicken Sie auf die OutSmart App und starten Sie die Installation.

Wie kann ich ein anderes mobiles Gerät mit dem Webkonto verbinden?

Jedes mobile Gerät, dass verbunden ist wird im Büro angezeigt. Eine Übersicht von allen mobilen Geräten finden Sie unter dem Tab ‘Verbundene Geräte’. Klicken Sie auf Trennen, um ein bestimmtes Gerät zu entfernen. Diese Lizenz wird nun nicht mehr verwendet und kann daher mit einem anderen mobilen Gerät verbunden werden.

Kann ich Arbeitsaufträge, Materialien und Stunden in der App entfernen?

Ja, das kann sehr einfach gemacht werden, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken und zwei Sekunden lang gedrückt halten. Dann erscheint ein Popup-Fenster und fragt Sie, ob Sie sicher sind dass Sie die ausgewählte Zeile löschen möchten.

Kann ich die App auch offline nutzen?

Die App kann ohne WLAN oder Datenvolumen genutzt werden. Die in diesem “Offline-Modus” erfassten Daten werden an das Büro gesendet, wenn die Verbindung zum Internet wieder steht.

Kann ich die E-Mail-Adresse des Kunden in der App ändern?

Ja, das kann auf zwei verschiedene Wege geschehen. In der App gibt es eine Übersicht über alle verfügbaren Kunden. Diese befindet sich im Hauptmenü (3 Striche oben links). Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines bestimmten Kunden ändern möchten, suchen Sie diese bitte. Klicken Sie nun auf den  Kunden und Sie gelangen zum Bildschirm “Kunden bearbeiten”. Wie der Name schon sagt, ist es hier möglich, alle Arten von Daten zu ändern, einschließlich die E-Mail-Adresse. Eine weitere Möglichkeit, die E-Mail-Adresse eines Kunden zu ändern, besteht am Ende eines kompletten Arbeitsauftrags. Wenn es im Moment des Absendens ist, ist es möglich, die E-Mail-Adresse zu ändern.

Ab welcher Version ist die iPad-App kompatibel?

Für das ordentlich funktionieren der App auf dem IPad ist, iOS 11.

Warum erfolgt die Synchronisierung manchmal fehlerhaft, wenn ich versuche, einen Arbeitsauftrag zu senden?

Dieses Problem wird durch einige Sonderzeichen  irgendwo im Text verursacht, das der Server nicht versteht. Wenn dieser Fehler vorkommt, dann überprüfen Sie bitte den gesamten Arbeitsauftrag, in den spalten in denen es Text gibt. Wenn es hier Sonderzeichen, wie z.B.: #, % oder €, gibt bitte entfernen Sie sie. Speichern Sie dann die Zeile erneut und senden Sie den Beleg.

Warum funktioniert meine iPad-App nach dem letzten Update nicht mehr?

nicht häufig kommt es vor, dass das Aktualisieren der iPad-App nicht richtig funktioniert. Dies kann gelöst werden durch Deinstallation und Neuinstallation der App. Verbinden Sie dann das mobile Gerät wieder mit dem Webkonto, so dass die Daten und Einstellungen synchronisiert werden können. Folgen Sie diesen konkreten Schritten:

1. Deinstallieren Sie die App vom iPad.
2. Suchen Sie im App Store nach ‘OutSmart’ und installieren Sie die App.
3. Gehen Sie zum Büro und stellen Sie sicher, dass es eine Lizenz gibt, auf die Sie verlinken können. Dies kann unter dem Reiter ‘Registrierte Kunden’ erfolgen.
4. Klicken Sie in der App in den Einstellungen des Webkontos auf ‘Verbinden’.

Was ist die älteste unterstützte Version des iPad?

OutSmart funktioniert auf allen iPad’s die die Version 2 haben. Das gilt auch für das iPad mini.

Funktioniert die Start- und Stopptastenschaltuhr, auch wenn ich das mobile Gerät in der Zwischenzeit ausschalte?

Ja, der Timer läuft noch weiter. Diese Schaltfläche ist jedoch nicht mit einem Arbeitsauftrag verknüpft. Wenn das Tablett und dann die App neu gestartet wurden, wird der richtige Arbeitsauftrag angezeigt, damit Sie den Timer stoppen können.

Wie kann ich bezahlen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten zu bezahlen, wie S€PA, Giropay, SOFORT, VISA, Maestro und Mastercard Kreditkarten oder Lastschrift sind legitime Zahlungsmöglichkeiten. Bitte beachten Sie, dass das Lastschriftverfahren eine Zustimmung des Kontoinhabers bedarf.

Wann erhalte ich die Rechnung?

Wir senden die Rechnungen immer am Ende des Monats. Bei Abschluss eines Jahresabonnements wird die Rechnung am Ende des Monats, in dem die Lizenz erworben wurde, verschickt.

Wie läuft der Zahlungsvorgang?

Wenn die kostenlose Testversion beendet ist und beschlossen wird, mit einem kostenpflichtigen Abonnement zu fortzufahren, wird die Zahlungsaufforderung über unseren Partner Buckaroo gesendet. Dieser Betrag kostet natürlich nach Art und Anzahl der Lizenzen aus dem Testzeitraum unterschiedlich.

Erhalte ich jeden Monat eine Zahlungsaufforderung, wenn ich ein Monatsabonnement abschließe?

Nein, das gilt nur für die erste Zahlung. Wenn die erste Zahlung abgeschlossen wurden ist, werden die nächsten Zahlungen automatisch abgeschlossen.

Ist es möglich, die Zahlungsfrequenz von einem Jahres- auf ein Monatsabonnement zu ändern?

Ja, wenn Sie die Monatszahlung auf Jahreszahlung oder andersrum ändern möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail hilfe@out-smart.com, Tel.: 03 222 109 76 16 oder über das Kontaktformular.

Brauche ich einen eigenen Server, um mit OutSmart zu arbeiten?

Nein, das ist einer der großen Vorteile von OutSmart, es ist ein vollständiger Cloud-Service. Durch die Arbeit in der Cloud ist die Anschaffung von zusätzlichen Servern nicht notwendig. Wir kümmern uns auch um die Sicherheit der Daten und eine mögliche vorbeugende Wartung.

Ist es möglich, neue Funktionalitäten aufzunehmen?

Wir sind natürlich immer bereit über ihre Ideen und ihr Feedback nachzudenken. Senden Sie uns alle Informationen über die Funktionalität so klar wie möglich und unser Team wird sie beurteilen. Obwohl wir neue Ideen schätzen, wird nicht jede neue Idee umgesetzt.

Kann ich sehen, ob mein Techniker dabei ist zu arbeiten?

Ja,  ist es ist sogar eine separate Funktion innerhalb von OutSmart: der Arbeitsauftragsstatus. Im Büro können Sie verschiedene Arten von Arbeitsauftragsstatus selbst anlegen. Wenn der Außendienstmitarbeiter arbeitet, kann er mit dieser Funktion den Status des aktuellen Arbeitsauftrags anzeigen.

Muss ich selbst Backups erstellen und/oder Updates herunterladen?

OutSmart wird von einem erfahrenen Team von Informationssystemexperten geleitet. Dieses Team ist für die vorbeugende Wartung der Infrastruktur verantwortlich, in der OutSmart gehostet wird. So müssen Sie sich nicht darum kümmern Backups zu erstellen. Die Apps werden ab und zu verbessert. meistens sind es keine großen Eingriffe, sondern meistens kleine Bugfixes und andere Verbesserungen die das benutzen  vereinfachen. Wenn diese Updates veröffentlicht werden, müssen Sie sie nur noch selbst herunterladen. Das kann  einfach in der App oder im Google Play Store erfolgen.